Ausgabe 2010 - 1    |   März - August 2010


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Delegieren und ein Märchen

Ingrid Trabe (2010)


Jetzt hat es die Kollegin wieder geschafft pünktlich nach Hause zu gehen und lässt Sie mit der ganzen Arbeit sitzen. Oder die Chefin hat Ihnen einen Berg an Aufgaben übertragen, aber Sie sind völlig planlos, Sie haben zu wenig Zeit, Sie haben zu wenig Informationen und Sie wissen auch nicht, wie Sie sich diese Informationen beschaffen sollen oder bis wann der dringende Auftrag eigentlich erledigt sein muss.
Sie fühlen sich als Opfer, gehen in Arbeit unter und schwanken zwischen Wut und Hilflosigkeit. Wenn Sie auch noch innerhalb Ihrer Arbeitsgruppe das Gefühl haben, dass alles an Sie weitergegeben wird und Ihr Schreibtisch der Arbeitsabladeplatz für die gesamte Abteilung geworden ist, dann sollte Ihr erster Grundsatz im Umgang mit KollegInnen sein:

1. Tun sie für andere nichts, was diese auch selber tun könnten

Die kleine Erledigung für die Kollegin in der Mittagspause, das Telefonat, das Sie für den Kollegen führen weil Sie "mit dem Kunden ja viel besser können", der Formelsalat in den Excel Arbeitsblättern der KollegInnen dessen Auflösung für Sie nur eine kleine Denksportaufgabe wäre.
Auch wenn es noch so verführerisch ist, für andere hilfreich zu sein, tun Sie es nicht!
Lernen Sie ruhig auch einmal nein zu sagen. Wenn sie keine freien Kapazitäten haben, können Sie auch keine zusätzlichen Aufgaben übernehmen. Widmen Sie sich Ihrem eigenen Aufgabenbereich, zu hoher Leistungsdruck vermindert immer die Qualität und Sie werden an der Qualität ihrer eigenen Arbeit gemessen.
Ein Wort, das uns im Berufsalltag immer wieder begegnet, heißt delegieren.

Wir verstehen darunter Arbeit abzugeben, Aufgaben an andere zu übertragen. Vom lateinischen delegare abgeleitet, bedeutet es "anweisen, zuweisen, übertragen, anvertrauen".
Delegieren ist zum Zauberwort im Beruf geworden und meist verstehen wir darunter eine Aufgabenverteilung von "oben" nach "unten", von der Führungsebene hin zu den MitarbeiterInnen. Doch Delegation wird in der Praxis in drei Richtungen gelebt. Von der Führungskraft zur MitarbeiterIn, von MitarbeiterIn zu MitarbeiterIn und nicht zuletzt auch von MitarbeiterIn zurück zur Führungskraft, als so genannte Rückdelegation.

2. Lassen Sie sich nicht verführen

Ein Märchen, das uns aus den Kindertagen noch in Erinnerung ist, ist das Märchen der Brüder Grimm von Hänsel und Gretel. In diesem Märchen tritt die entscheidende Wendung in dem Augenblick ein, in dem Gretel vor dem Backofen steht und von der Hexe beauftragt die Temperatur prüfen soll. Gretel verweigert die Aufgabe, sie delegiert diese an die Hexe zurück, was letztlich deren Feuertod und ein gutes Ende für das Geschwisterpaar zur Folge hat.
Wäre Gretel ihre Mitarbeiterin, so würde Sie das Rückdelegieren der Aufgabe vor folgende Fragen stellen:
War die Aufgabenstellung klar formuliert?
Hat Gretel das nötige Wissen, um die Aufgabe zu bewältigen?
Welche Informationen müssen weitergegeben werden?
Benötigt Gretel Unterstützung, Mentoring, sonstige Ressourcen?
Wie erfolgt die Kontrolle, die Rückmeldung?
Wie übertrage ich die Aufgabe, gehe ich wertschätzend in das Gespräch?
Wenn Sie bei der Delegation von Aufgaben an Ihre MitarbeiterInnen all diese Voraussetzungen erfüllt haben, dann darf die abgegebene Arbeit nicht mehr auf Ihrem Schreibtisch landen.

Was hinderlich sein kann, sind unsere eigenen Glaubenssätze:
“Es ist so mühsam, das zu erklären”
“Ich kann es selbst schneller erledigen”
“Meine MitarbeiterInnen sind selbst überlastet”
“Ich bin für die Qualität verantwortlich und so kann ich sie gewährleisten”
“Wenn ich die Aufgabe abgebe, verliere ich die Kontrolle”
“Diese Arbeit liegt mir und ich mache sie gerne”

Natürlich ist es schmeichelhaft, wenn die eigene Kreativität, das eigene Lösungspotential so hoch bewertet wird. Auch bleiben Appelle an die eigene Hilfsbereitschaft selten ungehört.
Doch es ist auch eine Falle, aus der man/frau sich nicht so leicht wieder befreien kann, darum: Lassen Sie sich nicht verführen! Helfen Sie Ihren MitarbeiterInnen sich selbst zu helfen, ermuntern Sie konsequent zur Selbstständigkeit, fordern Sie Lösungsvorschläge ein und hüten Sie sich davor, die Aufgabe wieder zurückzunehmen.

Auch wenn dieser Weg mühsam erscheint, so ist diese Erziehungsarbeit an Ihren MitarbeiterInnen die Möglichkeit, sich von Routinen und operativen Aufgaben weitgehend zu befreien und sich mit strategischen Aufgaben zu beschäftigen, die über das Alltagsgeschäft hinausgehen.
Das Delegieren von Aufgaben ist auch immer mit der Weitergabe von Informationen verknüpft, und dadurch schaffen Sie Transparenz. Sie stellen Synergieeffekte sicher, wenn Sie eine Aufgabe an ein Arbeitsteam delegieren und letztlich ist delegieren auch Ausdruck des Vertrauens in die Fähigkeiten ihrer MitarbeiterInnen

3. Die Harmoniefalle und der Konjunktiv

Als Hürden im Berufsleben von Frauen erweisen sich häufig jene Eigenschaften, die als "typisch weiblich" gelten. Fürsorge, Freundlichkeit und Hilfsbereitschaft werden eher mit "weiblich" assoziiert als Aggression oder Durchsetzungsvermögen.

Wenn Sie als Führungskraft nicht an Ihre MitarbeiterInnen herantreten, wenn Sie sich lieber hinter Ihren Arbeitsbergen, den Telefonaten und dringlichen Terminen verstecken, dann ist es Zeit herauszutreten und sich selbst die Frage zu stellen wovor Sie sich fürchten. Vor Ablehnung? Vor Zurückweisung und Kritik? Vor Konflikten? Vor dem Nein-Sagen?
Geben Sie Ihren Selbstzweifeln keinen Raum und scheitern Sie nicht an inneren Barrieren. Wenn Sie in einer Führungsposition sind, dann deshalb, weil Sie aufgrund ihrer Qualifikation dorthin gestellt wurden.

Gehen Sie Konflikten nicht aus dem Weg, steuern Sie ruhig darauf zu und vertrauen Sie ihrer Sozialkompetenz. Denken Sie nicht darüber nach, was andere von Ihnen denken, Sie werden es nicht herausfinden. Sorgen Sie sich nicht für andere, damit ist niemandem geholfen. Ständige Konfliktvermeidung kann schließlich eine ganze Abteilung lahm legen.

Rechtfertigen Sie sich nicht, wenn Sie Arbeiten delegieren. Geben Sie klare Anweisungen und vermeiden Sie den Konjunktiv und damit Sätze wie: " Frau M. würden Sie mir bis morgen…" , oder "..wenn Sie vielleicht irgendwann zwischendurch dafür Zeit hätten….". Verwenden Sie Ich-Botschaften; öffnen Sie ihren MitarbeiterInnen keine Hintertüren.

Wenn Sie als Kollegin unter KollegInnen arbeiten, dann stehen Sie für Ihre eigenen Bedürfnisse und Interessen ein. Umgehen Sie die Harmoniefalle und gestatten Sie sich selbst "Nein!" zu sagen, wenn Sie "Nein!" meinen. Sie können das "Nein!" auch kurz erklären, aber rechtfertigen Sie sich nicht.

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Seminarhinweis: Wege aus der Harmoniefalle - Vom Nein-Sagen und Ich-Sagen am 12. Juni 2010 mit Ingrid Trabe.
Mehr Information im Programmteil und unter www.frauensache.at

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Ingrid Trabe ist Psychotherapeutin und Coach im Institut Frauensache und Mitglied im ANGNET (Angehörigenbetreuungsnetzwerk des Anton-Proksch-Instituts in Wien).

 

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